仕事のメールになかなか返事をくれない人へのベストな対処法

メール連絡がうまくいかない時にありがちなこと

業務連絡にメールを利用していない企業はもはやほとんどないのではないかと思います。
社内メールとしてアドレスを持つのは当然として、業種によっては社内限定のチャットサービスやその他のメッセージツールを利用しているのではないかと思います。

しかしそうしたメールなどのメッセージでの連絡の場合、電話連絡のようにその場ですぐに返答を得られるわけではないことから、何度連絡をしても相手から返信がないというような状況も起こってきます。

急ぎの連絡であるにも関わらずいつまでも連絡がないとついつい何度も同じメールを送信したくなるところですが、まずメールの回答が遅いという人はいくら最速をしても遅くにしか動かないということがほとんどです。

まずメールの返信が遅い人にありがちなのが「締切がないので後回しでもよい」というふうに思っていることです。

電話連絡や口頭ではその場で何らかの返答が必要になりますが、業務連絡の場合は自分自身が当事者であるという認識が薄く、すぐに返さなければならないという意識が持たれにくくなります。

もちろん電話だろうがメールだろうが、円滑に仕事をしようと思っている人ならすぐに返信はされますが、そうした自分の仕事としての意識が薄い人になるとそうした感覚は共有することができません。

そしてそうした人が持つもう一つの特長が、「面倒なことは先送りしたい」という気持ちです。

誰しも大変な仕事はしたくないものでしょうが、特に自分に責任がかかることを嫌がったり、明確な返信をしてしまうことで催促が来ることを恐れる人は意図的に返事を渋る傾向にあります。

ほしい返答をピンポイントで指定してみる

そこでおすすめになるのが、そんな人の気持ちを先読みしたメールの記載方法です。

ポイントとしては以下のようなものが挙げられます。
・優先度を先に伝える
・当事者意識を持たせる
・締め切りを明確にする
・責任問題など感情的なことは記載しない

まずすぐにでも返信が欲しい場合は、タイトルに【重要】や【緊急】などわかりやすくラベリングをします。

また複数のチームで仕事をしているときには、一斉送信をするのではなく誰にどういった回答が欲しいかということを冒頭にわかりやすく記載して送信します。

返答が「なるべく早く」といった曖昧な言い方をしているとどんどん後回しにされてしまいますので、回答期限としていつまでということを同じく併記しておくようにします。

それと面倒を嫌うタイプの人に対しては、メールの文面で相手を叱責したり嫌味を言ったりすることは極力避けましょう。

ほしいのはあくまでも仕事に関係する返信であって、個人的な感情論を伝えたいわけではないということを示しておくようにしましょう。